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管理系统

发表日期:2011-07-29 摄影器材: 佳能 Eos 7D 点击数: 投票数:

 

效率管理
效率管理的秘诀就在于使自己非常有条理。不这样做,你会发现虽然忙得不可开交,但却一事无成。没有条理会带给你很多不良的后遗症。比方说,除了工作,你没有时间做其他事。混乱的局面会像传染病一样,非常容易传染给他人。你的毫无章法,将对自己、家人以及同事造成很大压力。你的有条不紊则会是大家的福气。
你必须致力于有效能地组织自己的行为。有很多不同的方法可以使你达成这样的目标,也有一系列的教材和训练课程能够帮助你。其中一种有用的速成方式是向你熟识的有条理的人请教有关的方法和系统。
无论如何,你都必须发展出一套适合自己的方法。以下提供几种有效规划自己的基本要素:

一、管理时间:
约束自己并善用时间来完成任务。也就是说,做计划要做的事,在计划的时间内做事,并在计划的时限内做完。管理时间有两个必要条件:计划时间以及避免浪费时间。以下是一些要点:
1、制定工作日程表。用一个档案袋装上所有需要完成的工作,并随时持有一张清单,列出目前所有该做的事。
2、将该做的事订出优先顺序,分清什么是紧急的和重要的事。
3、利用日志来规划何时该做什么事,并尽量按照规划行事。
4、不要将所有的时间都花在应付每天的例行公事上。腾出时间去做必须要做的事。
5、事先做好安排,以便当你想要拥有属于自己的时间或必须完成某事时可以不被打扰。
6、马上就做,今日事今日毕。不要拖延,那样只会使你没效率。
7、鼓励自己去觉得困难或没趣的事。事情完成时,你将会有很大的成就感。
8、通电话时,要善用时间而不要浪费时间。
9、经常分析自己工作时如何利用时间,看看是否有效率。
10、身为影楼干部,你当然会用到下属的时间。别浪费它!

二、管理文件:
不管理好你的文件,你就会被它们淹死(由你桌子上或文件橱内的状况即可看出是你赢了还是它们赢了)。有效率地管理文件同时涉及到你的阅读与书写行为。以下是几个秘诀:
1、没必要时不要写字。写字会增加你的工作,而读它则花掉他人的时间。
2、传达信息时,尽量使用便笺。争议性的话题以讨论的方式来处理,通常来讲,这并不难。
3、如果需要书写,就要写得正确。书面作业即代表你本人,注意别出错。
4、如无时间开会,可发安排将会议内容打成文件,然后采用签阅的方式来下达。但重要事情仍以开会解决为好。
5、在信息过剩的现代社会,影楼也不能幸免。太多的相关本行业的资讯、商业信函、报刊等资料,请按时间先后顺序或分类归档。这样可以减少分类档案数量,并让你容易找到它们。
6、尽可能量减少档案数量,并将过期档案完全清除掉。
7、迅速将文件分类为:紧急待办、不急待办以及待阅三种。按以上顺序来处理文件,并尽可能边阅读边处理。记住,尽可能一次就把文件批阅完。

三、管理记忆:
作为影楼干部,尤其是一些重要部门的主管,你的大脑将会“日理万机”,建立一套系统来唤起记忆,这对你会很有帮助。
1、准备一个随身携带的小记事本,当你该做的事在脑海中闪过时,立刻拿笔记下,并将它列入待办事项。
2、随时记笔记,这有助于理解及回忆。
3、使用一个具有提醒功能的档案夹及日志来规划将要做的事。
4、在日志上记下对下属很重要的日期,如绩效评估、在职周年纪念日等。
5、建立一个活页档案或是贴了分类标笺的档案夹,以便随时记录进度会议的议程、讨论项目及月报告内容等。
6、随时持有一份需要与别人讨论的事项清单。一次提出三、四点供别人讨论,这样做比较有效率。
7、影楼的高层经理,要记得回复别人的电话,而且规定自己在二十四小时以内回复。

四、管理秘书:
如果你是一家较有实力的影楼的经理,最好配备一个专职秘书,运用得当,会对你的自我管理发挥极为有利的功能。请视你的秘书为工作伙伴,协助你管理自己。你必须做到:
1、让秘书了解你是如何规划你自己的,并帮助做必要的改进。
2、让秘书参与你的规划及日程安排。可以每周开一例会来讨论。
3、建立共识:你在哪些情况之下可以被打扰。
4、随时让别人知道你在哪里以及如何联络到你。
5、善用秘书,并在可能的范围内授权。包括信件、做记录、协调休假、安排会议等等。大多数秘书都有能力,并且希望做得更多。
6、训练秘书随时提醒你相关事宜。他将是你很好的后援。
7、使用,但非滥用你的秘书。有时候你自己泡茶可能效果更好。

 

公平惩戒

(一)
惩戒的范围从非正式的警告到撤职有很多种。不论是哪一种情况,处理惩戒性问题的指导原则如下:
1、预防重于治疗。尽可能事先预估并引导当事人的行为,以避免惩戒。
2、惩戒的目的是以做人做事的高标准来找出偏差并协助纠正,并非用处罚伤害当事人。
3、惩戒之前,事先与他人(通常指你的主管)商量讨论,不要自己单独采取行动。
4、对于需要惩戒的个案,必须秉公处理。不要视而不见(无论惩戒如何令人不悦),否则其他人会降低工作标准,并责怪你的从容。
5、你对部属私生活的管辖权只能涵盖其会影响工作的部分。
6、公正不仅需要让人看到,也要让人感觉到。你必须采取公平、一致的立场。平等的最高标准是使员工感到受到公平地对待,并且同意所受到的惩戒。
7、撤职永远是最后的手段。

惩戒的范围从非正式的警告到撤职有很多种。不论是哪一种情况,处理惩戒性问题的指导原则如下:
1、预防重于治疗。尽可能事先预估并引导当事人的行为,以避免惩戒。
2、惩戒的目的是以做人做事的高标准来找出偏差并协助纠正,并非用处罚伤害当事人。
3、惩戒之前,事先与他人(通常指你的主管)商量讨论,不要自己单独采取行动。
4、对于需要惩戒的个案,必须秉公处理。不要视而不见(无论惩戒如何令人不悦),否则其他人会降低工作标准,并责怪你的从容。
5、你对部属私生活的管辖权只能涵盖其会影响工作的部分。
6、公正不仅需要让人看到,也要让人感觉到。你必须采取公平、一致的立场。平等的最高标准是使员工感到受到公平地对待,并且同意所受到的惩戒。
7、撤职永远是最后的手段。

(二)
每一个惩戒个案都是不一样的,需要有区别地仔细处理。不过,以下的通则也许能够提供一些帮助:
一、订立行为标准
影楼有着不同的工作岗位,不同的岗位有不同的行为标准,但无论怎样,你必须为下属的行为与工作绩效订立非常清楚的衡量标准,你有责任让每个人在一开始时就了解主些标准(哪些可以做,哪些不可以做)。当你想将逐渐松散或不再为人所遵循的标准再度上紧发条时,事先给予充分的警告,并说明其重要性。千万不要在毫无预警的情况下突然晋升待员工。

二、建立并遵循惩戒程序
建立一套惩戒程序,以提供一个公平一致的方式来处理不符合规定的偏差的行为。确保你的下属知道并了解惩戒程序,其中,非正式的警告为当事人提供了一个很好的机会修正其所作所为,可能是整个程序中最重要的一个步骤。如果情况并未改善,就必须给予初次的处罚通知,并在必要时继续执行接下来的步骤,直到偏差行为全部消失为止。当然,如果发生比较严重的偏差行为,你也只能采取撤职、降级等更严厉的惩戒方法。
三、速战速决
对于无法令人接受的行为与工作表现,你必须在一发生时便立即、坚决地纠正,否则你就是在降低标准,并纵容坏习惯。但是,立即并不等于冲动。给你自己留出必要的时间作事前的计划与调查。如果这样做会延缓片戒行为,你也要让当事人知道你还是会采取行动。
例:部下犯错,而主管对实施何种恰当的处罚拿不准时,可以先给予口头通知:“某某,你刚才做的事是不对的,一会儿我会找你谈话。”然后找到更有经验的上级或其它主管请教此事的处理办法。
四、事先调查征询
在你纠正当事人的错误行为之前,尽量做到彻底了解,这非常重要。这不是要你“未审先判”,而是让你据实诉说不满并举证说明。尽可能事先确认证据的可靠性,并记下你想提出的事项。
小心你的个人成见。请你的主管参与事先的调查行动(可能也需要你的同事),以便确认惩戒的客观性及必要性。即使在刚开始执行惩戒程序时,这个步骤也是必不可少的。当然,在执行任务的书面警告之前,请人事部门介人也是不错的方式。
五、安排面谈
所有惩戒都必须以面对面及非常隐密的方式来进行。鉴于有时可能会令当事人当众尴尬,所有的惩处都应该在“工作外”进行。也就是说,处理偏差事件的惩戒面谈应该在远离众人耳目的地方进行,并避免被干扰。就非正式的惩戒(即口头警告)来说,主要是指一对一的个别谈话。当然,你也许会邀请其他人来做见证。就更严厉的处分来说,你最好请你的主管参与。务必让当事人了解惩戒程序以及他有邀请其他同事或代表陪同参加面谈的权利。
六、让当事人有机会解释
尽可能给当事人解释的机会。惩戒面谈是一个双向进行的程序,而不是单方面的长篇说教。这样的沟通是整个调查程序中非常重要的部分。仔细考虑当事人所解释的理由是否成立。假如此时有其他实情出现,也许你必须轶会谈而忙展开调查。斟酌一下当事人窨应受多重的处罚,并考虑是否有从轻处罚的因素存在。
七、订立改善之策
当所有的偏差行为都已显而易见时,指出哪些是不对的和哪些行为或绩效需要改进,并根据这些分析订出一个行动计划。
同时也必须非常谨慎地决定出最恰当的惩处方式。需要考虑下列因素:
1、就事论事。不要被你的情绪、大众意见或压力所左右。根据所有的事实来作决定。
2、过去的记录。也许当事人过去曾被警告,这些也必须列入考虑。
3、从轻处罚的因素。这些因素也许能解释当事人的行为,并使他适用于较轻微的惩罚。是否该将工作年限与年龄列入考虑?
4、加重惩处的因素。当事人的职位也许使其更加难辞其咎,或者使问题更加复杂。
5、一致性。过去如何处理类似事件(这要请教人事部门)。
你同时必须决定惩戒的期限。在某些情况下,如果当事人改进,且令人满意的行为或绩效持续了一段时间,你最好能够将他的不良记录一笔勾消。如果你计划如此,就要表达清楚。
八、简述后续步骤
在结束惩戒会谈前,再次简述下列事项:
1、当事人的偏差事项。
2、将要执行的片戒。说明这是惩戒程序中的一个正式警告,或者并不列入记录。
3、清楚说明为改善情况所必须采取的行动。
4、强调双方同意再次评估其行为或绩效的期限。
5、指出如果再犯或者毫无改善时,惩戒程序中的下一步骤是什么。
6、简述当事人上诉的程序。
九、白纸黑字
持续记录所有可能需要惩戒的事件,并在你印象最鲜明时写下来。将这份证据存档,同时也要记录每一次惩戒会谈。对于你不想让当事人知道,或者以后可能会对当事会造成不公平伤害的内容,则千万不要写进去。
在你的日志上记下每一次口头警告的日期。如果有书面警告,则在每一次惩戒会谈之后复印一份给当事人。不要在惩戒会谈之前给他,因为这样一来,给当事人解释的机会便毫无意义。书面警告必须详细说明上一节(简述后续步骤)提出的各个事项,并且事先就需与你的上级主管及人事部门弄清其中的用词。
十、追踪
在执行惩戒后的观察期间,你要以建设性的态度监督当事人。除非情况更加恶化,或者当事人又有其他不当言行,否则,在这段期间不要采取更进一步的行动。
观察期间满,务必再次与当事人会谈。假如改善的情况不尽如人意,便继续实施适当的惩戒措施,否则,就要赞赏当事人的进展并他保持成果。

作者:尚品企划营销培训管理团队

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