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介绍一些excel录入技巧

发表日期:2008-03-04 摄影器材: 点击数: 投票数:
输入重复数据

Excel支持自动填充功能,要输入重复数据,可以再一个单元格输入以后,再自动填充一下就行了。但如果要输入重复数据的单元格是离散的,或要输入的重复数据是星期几、几月几日等,自动填充功能就不能完成任务了。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格,然后输入该数据,最后在按住Ctrl键后打回车键。

Excel中快速定位

假如Excel工作表有33333列,如果第23456列的数据需要修改,怎么办?无论用鼠标拖滚动条,还是用键盘上的翻页键,都需要很长时间。这时候,试一试如果按住Shift键拖滚动条,是不是很快就能找到?

自动转换大写金额

很多用户在制作财务报表的时候,经常需要将数字表示为大写的数字金额,如果只依靠单纯的输入的话,将会非常的麻烦,其实可以用设置单元格格式的方法来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,在弹出的对话框中选择“数字”选项卡,并且在“分类”列表中选择“自定义”,在类型框中输入“[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"”,再选中此类型即可。

Excel中快速输入前面带0的数字

如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”,则确定后单元格内显示“1”,前面的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带0数字的单元格,再在任一被选中的单元格上单击右键,选“设置单元格格式”,在弹出的对话框中单击“数字”标签,再在“分类”框中选“文本”即可。但这样操作无疑是比较麻烦的,最简单的办法是:在输入数据时先打一个单引号,再输入前面带0的数字,前面的0就不会被丢掉了。如:要输入“001”则在单元格内键入“‘001”即可。

快速输入分数

在单元格中输入“0 3/4”(注意:中间有一个空格),则显示为分数(3/4),反之则会显示为日期(3月4日)。

另有妙用的'号

在输入11位及以上数字(如身份证号码)时,在数字前面加上一个英文状态下的“'”,即能正常显示,反之以科学计数法显示。此时,该单元格格式为文本形式,其“数值”只能排序,不能用于函数计算。

自动更正法输入特殊文字

选择“工具”→“自动更正”,打开“自动更正”对话框,在“替换”下面填入“CT”,在“替换为”下面填入“电脑应用文萃”(不含引号),然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入CT及后续文本(或按“Enter”键)后,系统会自动将其更正为“电脑应用文萃”。

小提示

★在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序(如WORD)中同样可以使用。

★如果确实需要输入文本CT时,可先输入CT0及后面的文本,然后删除一个0即可。

查找替换法快速输入符号

有时要在多个单元格中输入相同的文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如※),非常麻烦,这时可以用“替换”的方法来进行:先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意:不能与表格中需要的字母相同),等表格制作完成后,用“编辑”→“替换”(或直接按Ctrl+H快捷键),打开“替换”对话框,在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换值”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉(否则会无法替换),然后按“替换”按钮一个一个去替换(如果表格中确实需要字母x时,这样做就可达满足这要求。注意:此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中,最好选定A1单元格。),或按“全部替换”按钮,一次性完成全部替换(这样做表格中所有的x都被替换掉,且鼠标可以选定在任何单元格中)。

小提示

在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键选定多个不连续的单元格(或区域),输入文本(如※),然后按下“Ctrl+Enter”键,也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。

利用选择列表快速录入数据

如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,且该列中没有空单元格,右击下面的单元格,选“选择列表”选项,则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现,用左键选中你需要的文本,即可将其快速输入到选定的单元格中。

格式定义法

有时需要给输入的数值加上单位(如“元”等),少量的可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的:如,选中需要添加单位的单元格,选择“格式”→“单元格”,打开“单元格格式”对话框,单击“数字”标签,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”,按下“确定”按钮,以后在上述单元格中输入数值(仅限于数值!)后,单元(平方米)会自动加在数值的后面。

巧用Excel中的符号栏

选择“视图”→“工具栏”→“符号栏”,然后就可以从中选择相应的符号就可以了。

巧用字符映射表

选择“开始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映射表”,单击特殊符号按钮,再通过上一个、下一个按钮调出各类符号,选中后,单击选择按钮,再单击复制按钮,就可以粘贴到了Excel中了。 
 

作者:007

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